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學(xué)校視頻會議室使用管理辦法(暫行)

時間:2020-11-06 08:28:52 錄入:應(yīng)序康 訪問:11035 次 字號:【

陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

學(xué)校視頻會議室使用管理辦法(暫行)

 

為加強對視頻會議室的管理、使用和維護(hù),提升會議室使用效率,更好的做好學(xué)校各類會議服務(wù)工作,促進(jìn)學(xué)校各項工作順利開展,特制定本管理辦法。

一、黨政辦負(fù)責(zé)學(xué)校視頻會議室(第一會議室)的日常管理與維護(hù),并統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。

二、視頻會議室是學(xué)校召開各類工作會議和開展學(xué)術(shù)活動的場所,面向全校各部門開放,實行資源共享,但不得挪作他用、不得安排其他活動。

三、會議室的使用實行預(yù)約申請制度,使用部門應(yīng)提前1-3天向黨政辦行政科預(yù)約申請,并填寫“學(xué)校視頻會議室使用申請表”,登記相關(guān)信息,聯(lián)系電話:84674009。

四、視頻會議室內(nèi)設(shè)備的技術(shù)支持及日常維護(hù),由黨政辦安排專門人員負(fù)責(zé),使用部門工作人員不得自行調(diào)試。信息化科負(fù)責(zé)視頻會議室設(shè)備的維護(hù)、調(diào)試(包括音響、燈光、話筒、電視、投影儀、攝像頭、移動背板等設(shè)備)。

五、接到召開視頻會議的通知后,信息化科要在規(guī)定時間進(jìn)行視頻會議調(diào)試,確保聯(lián)調(diào)效果,并在召開視頻會議時,做好設(shè)備的管理和服務(wù)工作。做好每次視頻會議系統(tǒng)運行的記錄工作,并做好在斷網(wǎng)、斷電等突發(fā)情況的應(yīng)急處理工作。

六、使用部門應(yīng)愛護(hù)會議室內(nèi)公用設(shè)備、設(shè)施,不得隨意刻畫、張貼、涂寫,不得挪動室內(nèi)設(shè)備,改變室內(nèi)格局。如損壞或丟失設(shè)備、物品,由使用部門或當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償。

七、使用部門應(yīng)保證會議室的清潔、衛(wèi)生,禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。

八、注意安全,節(jié)約用電,會議結(jié)束后請自覺關(guān)閉電源及門窗。

九、會議室使用完畢后,使用部門應(yīng)及時通知黨政辦工作人員,一起檢查清點會議室內(nèi)各類設(shè)備、物品,并做好交接。

十、黨政辦要進(jìn)一步強化服務(wù)意識、提升服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)一步加強規(guī)范化管理,加強對工作人員的培訓(xùn),及時做好會議室設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù),確保會議室環(huán)境整潔、正常有序運轉(zhuǎn),為各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

附件1、學(xué)校視頻會議室使用申請表

2、學(xué)校視頻會議室申請使用流程

 

 

陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室

2020年10月20日

 

 

 

附件1

學(xué)校視頻會議室使用申請表

申請部門

 

聯(lián)系人

 

聯(lián)系電話

 

會議名稱

 

會議時間

 

會議地點

第     會議室

擬出席院領(lǐng)導(dǎo)

 

參加人員范圍及人數(shù)

 

擬使用設(shè)備

□話筒(   個)   □投影   □電子屏   □空調(diào)

申請部門意見

 

 

                年    月    日

黨政辦意見

 

 

                年    月    日

 

備注:1.使用部門須提前1-3天向黨政辦行政科預(yù)約申請,聯(lián)系電話:84674009;

  2.本表電子版可在校園網(wǎng)站首頁“通知公示”欄下載。

附件2

學(xué)校視頻會議室申請使用流程圖

 

使用部門提前預(yù)約申請,并下載、填寫會議室使用申請表報黨政辦辦行政科

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黨政辦進(jìn)行登記、安排

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時間、地點是否沖突

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如時間、地點沖突,則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,并通知申請部門

如時間、地點不沖突,則通知申請部門使用會議室

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工作人員提前20分鐘打開會議室門,做好準(zhǔn)備

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會議結(jié)束后,及時清掃、整理會議室,關(guān)閉電源、門窗

 

 

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